Unternehmenspflichten ermitteln, delegieren, aktualisieren, erfüllen, kontrollieren und dokumentieren

Ermittlung aller Unternehmenspflichten (DIN ISO 14001 (2005) 4.3.2)

Pflichtenvorrat
10.000 Pflichten sind im System vorformuliert. Diese können übernommen und auf die konkreten Betriebsverhältnisse abgestimmt werden.

Musterpflichten für Branchen und Anlagetypen
Das System enthält für 32 Branchen und für 163 Anlagetypen typisierte Normenkataloge. Die Pflichtenkataloge eines Betriebes aus einer Branche oder einem Anlagetyp müssen lediglich angepasst werden. Im System sind standardisierte Pflichtenkataloge für 232 Anlagetypen gespeichert.

Verwaltung eigener Regelwerke
In das System lassen sich Genehmigungsbescheide, DIN Normen, Ortsatzungen, Konzernregelungen einstellen und im Rahmen des Pflichtenmanagements mit Wiedervorlagen, Aktualisierungen, Delegation, Kontrolle und Dokumentation verwalten.

Rechtstextsammlung
15.500 Gesetze, Rechtsverordnungen, Unfallverhütungsvorschriften, technische Regeln und sonstige Vorschriften sind im System digital durchsuchbar gespeichert, davon 8.000 im Volltext.
Die Texte werden monatlich aktualisiert.
Veränderungen werden farblich gekennzeichnet.

Rechtsprechung und Literatur
Seit 1992 werden 28.000 Beiträge aus Rechtsprechung und Literatur im Umweltschutz und Arbeitsschutzrecht in der Datenbank vorgehalten und gepflegt.

Der Index als Suchhilfe
Betriebssachverhalte und Pflichten sind in der Datenbank verknüpft.
Mit einem Klick auf einen der Betriebssachverhalt liefert das System die Betriebspflichten des Unternehmens, die beim angeklickten Betriebssachverhalt vom Unternehmen erfüllt werden müssen. Das System enthält 280.000 Verknüpfungen zwischen 12.700 Betriebssachverhalten und 8.557 Pflichten.

Listensuche / Schnittmengensuche
In drei Sekunden lassen sich aus 8.000 Volltexten unbegrenzt viele Stichworte aus Betriebssachverhalten suchen.
In fünf Sekunden lassen sich die Fundstellen aus der Kombination von bis zu sechs Suchbegriffen auflisten.

Delegation der Pflichten
Auf Unternehmensmitarbeiter lassen sich die Pflichten delegieren.
Das System gibt Auskunft, welcher Mitarbeiter, welche Pflicht an welcher Anlage zu erfüllen hat. Die Unternehmensmitarbeiter werden über ihre Pflichten durch Intranet, E-Mail oder Direktabfrage im System informiert.

Monatliche Aktualisierung
Monatlich werden die Pflichten aktualisiert und mit einem Formulierungsvorschlag versehen. Die Rechtsänderungen durch Gesetzgebung, Rechtsprechung und Literatur werden kommentiert. Im Schnitt sind im Monat bis zu 120 Änderungen zu verzeichnen.

Kontrollen
Die Erfüllung der Pflichten lassen sich kontrollieren, bei fehlerhafter Erfüllung durch Nachkontrollen weiterverfolgen. Die Kontrollmöglichkeiten für Linie und Stab sind getrennt.
Die Erledigungsvermerke in der Linienkontrolle werden automatisch den Beauftragten mitgeteilt.

Dokumentation
Alle Organisationsvorgänge vom Ermitteln der Pflichten, der Delegation, der Aktualisierung, der Erfüllung und der Kontrolle werden automatisch digital protokolliert.